会展前期物料准备繁琐，用清单管理能避免遗漏，确保物料齐全。首先列好物料清单，按类别分，包括宣传物料（宣传册、海报、名片、产品手册）、展示物料（展品、展架、灯光、音响）、办公物料（笔记本、笔、打印机、纸张）、礼品物料（小礼品、包装袋、邀请函）、应急物料（急救包、备用电池、胶带、剪刀），每个类别标注数量、规格、用途。会展前期物料准备繁琐，用清单管理能避免遗漏，确保物料齐全。首先列好物料清单，按类别分，包括宣传物料（宣传册、海报、名片、产品手册）、展示物料（展品、展架、灯光、
提前采购和制作物料，宣传物料要提前 1-2 周制作，比如宣传册要确定内容、设计排版、印刷，确保在会展前到位；展品要提前检查，有损坏的及时维修或更换；礼品要选实用、有品牌特色的，比如印上品牌 LOGO 的笔记本、水杯，让客户记住品牌。
物料打包和运输，将物料分类打包，每个包裹标注物料名称、数量，比如 “宣传册 100 本”“展架 2 个”，方便会展现场清点；易碎物料比如海报、展架，用泡沫、纸箱包装好，防止运输损坏；提前 1-2 天把物料运到会展中心，和会展中心对接好存放位置，避免会展当天匆忙搬运。另外，准备备用物料，比如宣传册多准备 20%，防止不够用；展架、胶带等常用物料多带几份，应对突发情况。